Büroservice  Althier

Steuerlicher Erfassungsbogen

Was ist das und warum muss ich diesen ausfüllen?

Wenn du dich selbständig machst, musst du dich auch beim Finanzamt anmelden. Dies geschieht über den steuerlichen Erfassungsbogen.

Wozu dient der Erfassungsbogen?

Mit dem steuerlichen Erfassungsbogen meldest du deine Selbständigkeit beim Finanzamt an. Dies ist für jede gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit verpflichtend (§ 138 AO).

Im Anschluss bekommst du vom Finanzamt deine Steuernummer, welche du für die Ausstellung von Rechnungen benötigst. Außerdem teilt dir das Finanzamt die Höhe deiner Einkommensteuervorauszahlungen mit.

Mit dem steuerlichen Erfassungsbogen kannst du auch gleich deine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen, welche du im Anschluss vom Bundeszentralamt für Steuern bekommst.

Wo finde ich den steuerlichen Erfassungsbogen?

Seit 2021 musst du den steuerlichen Erfassungsbogen online via ELSTER ausfüllen und ans Finanzamt übermitteln. Nur noch in Ausnahmefällen kann der Fragebogen in Papierform abgegeben werden. 

Früher wurde man nach der Gewerbeanmeldung vom Finanzamt aufgefordert, den Erfassungsbogen auszufüllen. Es ist zwar abhängig vom Finanzamt, aber dies geschieht mittlerweile eigentlich nicht mehr. Es wird erwartet, dass du von dir aus den Erfassungsbogen ausfüllst innerhalb von vier Wochen nach der Gewerbeanmeldung.

Da Freiberufler keine Gewerbeanmeldung haben, müssen diese für die Aufnahme ihrer selbständigen Tätigkeit gleich den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen.

Um den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen, sind drei Schritte notwendig:

Anmeldung bei ELSTER vornehmen

Als Erstes musst du ein ELSTER-Konto erstellen. 

Falls du bereits ein eigenes ELSTER-Konto hast, kannst du dieses verwenden.

Hier kannst du zwischen folgenden Varianten wählen:

• Zertifikatsdatei
• Personalausweis mit entsprechendem Lesegerät und Ausweis-App
• Sicherheitsstick
• Signaturkarte
• Mobiles Login
• ElsterSecure

Je nach Verfahren nimmt die Registrierung einige Zeit in Anspruch, bevor du den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen kannst. Die Zertifikatsdatei kann z. B. bis zu 2 Wochen dauern.

Login bei ELSTER und Formular-Center aufrufen

Nach der Registrierung kannst du dich einloggen. Den steuerlichen Erfassungsbogen findest du unter dem Punkt Formulare & Leistungen.

Den Erfassungsbogen findest du in verschiedenen Ausführungen, gemäß den verschiedenen Rechtsformen.

Fragebogen gemäß deiner Rechtsform auswählen

Es gibt für die nachfolgenden Rechtsformen unterschiedliche Fragebögen:

• Einzelunternehmen: Dieser Fragebogen richtet sich an alle Gewerbetreibenden, eingetragene Kaufleute, Freiberufler und Betriebe der Land- und Forstwirtschaft.
• Kapitalgesellschaften: Dies sind Rechtsformen wie die UG, GmbH, AG, KGaA, die Europäische Aktiengesellschaft oder auch die Genossenschaft.
• Personengesellschaften: Dies sind GBR, OHG oder KG.
  Für die Beteiligung an einer Personengesellschaft gibt es einen eigenen Erfassungsbogen.
• Unternehmen aus dem Ausland: Dies sind ausländische Rechtsformen wie die Ltd. oder Inc. .

Hast du den steuerlichen Erfassungsbogen für deine Rechtsform ausgewählt, beginnt das Ausfüllen.

4 Punkte, bei denen man aufpassen sollte

Viele Punkte beim steuerlichen Erfassungsbogen sind selbsterklärend.

Als Einzelunternehmer sollte man in meinen Augen bei den nachfolgenden 4 Punkten besonders aufpassen bzw. gibt es oft Probleme.

(Ich gehe hier auf den Erfassungsbogen für Einzelunternehmer ein, da auch ich diesen ausfüllen musste.)

Bankverbindung

Als Einzelunternehmer besteht keine Verpflichtung, ein Geschäftskonto zu führen. 

Meiner Meinung nach ist es aber ratsam, gleich zu Beginn der Selbständigkeit ein Geschäftskonto zu eröffnen. Auf diese Weise werden die Geschäftsausgaben von den persönlichen Ausgaben sauber getrennt. Dies erleichtert die Buchhaltung und man kann sich besser auf das Geschäft konzentrieren. Außerdem behält man leichter die Übersicht über die geschäftlichen Finanzen.

Um nicht später eine Änderung vornehmen zu müssen, sollte man bereits beim Fragebogen die Bankverbindung des Geschäftskontos angeben.

Gewinnprognose

Im steuerlichen Erfassungsbogen wird eine Schätzung des Umsatzes und des Gewinnes für die ersten beiden Geschäftsjahre abgefragt. Diese Schätzung ist die Grundlage für die Festsetzung der Steuervorauszahlungen.

Sowohl eine zu hohe als auch eine zu niedrige Schätzung kann zu Problemen führen.

Je höher der erwartete Gewinn, desto höher sind die Einkommensteuervorauszahlungen. Läuft das Geschäft nicht so wie erwartet, kann es durch zu hohe Vorauszahlungen zu finanziellen Problemen kommen.

Ebenso kann ein zu niedriger Gewinn zu Problemen führen. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind dann zwar niedrig angesetzt, aber nach Erstellung der Steuererklärung führt dies unweigerlich zu einer Nachzahlung. Mit der Nachzahlung werden gleichzeitig auch die Steuervorauszahlungen hoch gesetzt. Da die Steuererklärung meist zeitversetzt abgegeben wird, führt dies zu einer Doppelbelastung durch die Nachzahlung der Steuer und der Erhöhung der letzten Steuervorauszahlungen. Wenn dann hierfür keine Rücklagen vorhanden sind, führt dies schnell zu finanziellen Schwierigkeiten.

Die Schätzung sollte so realistisch wie möglich erfolgen. Außerdem sollten die Werte regelmäßig überprüft werden. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden, z. B. indem eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragt wird.  

Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG

Daher solltest du dir hierüber im Vorfeld ausführlich Gedanken machen.

Soll-/Ist-Versteuerung

Als Einzelunternehmer (bis zu einem Jahresumsatz von 600.000 €) hast du die Möglichkeit, zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung zu wählen. (§ 20 UStG)

Im Fall der Soll-Versteuerung (Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten) wird die Umsatzsteuer deiner Ausgangsrechnung in dem Voranmeldezeitraum fällig, in dem du die Rechnung erstellt hast. Der Zeitpunkt des Zahlungseingangs spielt dabei keine Rolle. Somit gehst du evtl. mit dieser Zahlung ans Finanzamt in Vorleistung. 

Bei der Ist-Versteuerung (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten) dagegen wird die Zahlung der Umsatzsteuer erst in dem Voranmeldezeitraum fällig, in dem du die Zahlungen des Kunden erhalten hast.

Daher ist die Ist-Versteuerung vor allem am Anfang von Vorteil, da du die Umsatzsteuer erst abführen musst, wenn du das Geld bereits erhalten hast. 

Ausfülltipps steuerlicher Erfassungsbogen

In einem extra Beitrag (Steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen) gebe ich dir Tipps / Erklärungen zum Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens.

Diese Tipps stellen keine steuerliche Beratung dar.

Wenn du dir beim Ausfüllen unsicher bist, dann rate ich dir, dich von einem Steuerberater unterstützen zu lassen.