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Wie hat eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen?

Wie eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen hat, ist im § 14 UStG geregelt.

Sie muss die folgenden Angaben 1–8 enthalten. Die Punkte 9–11 sind abhängig vom Sachverhalt.

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Die dem leistenden Unternehmer (Rechnungsersteller) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom    Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.
5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt („Netto“) für die Lieferung oder sonstige Leistung. Außerdem muss jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts aufgeführt sein, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
9. Wenn man von der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) Gebrauch macht, muss ein Hinweis enthalten sein, dass die Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nicht in Rechnung gestellt wird. Dabei muss das Wort „Kleinunternehmer“ nicht verwendet werden, möglich ist z. B. auch ein Hinweis wie „Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht berechnet.“
10. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge-Leistungen innerhalb der EU (§ 14a UStG)
    1. • muss die Rechnung stets die USt-IdNr. sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers beinhalten.
       • schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Dies muss auf der Rechnung vermerkt und es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein möglicher Hinweis ist z. B. : „Reverse Charge: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.“
11. Rechnungen an Privatpersonen müssen einen Hinweis auf die 2-jährige Frist zur Rechnungsaufbewahrung des Kunden enthalten.

Aufbewahrungsfrist

Alle Rechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Die Lesbarkeit der Rechnungen muss für den gesamten Zeitraum gewährleistet werden.
(§ 14b UStG)