Büroservice  Althier

Was sind typische Fehler in der Buchhaltung?

Hier möchte ich euch einige Fehler vorstellen, die mir immer wieder unterkommen.

1. Rechnungen falsch erstellen

Eine Rechnung muss gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Diese sind im § 14 UStG geregelt.
Du solltest also sowohl bei der Erstellung deiner Rechnungen, als auch beim Erfassen von Eingangsrechnungen prüfen, ob die Rechnungen die gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

Welche gesetzlichen Vorschriften bestehen, kannst du in meinem Beitrag »Rechnung« nachlesen.

2. Falscher Steuersatz

Je nach Art der Leistung bzw. Lieferung gilt ein Steuersatz von 7 % oder 19 %. Außerdem gibt es noch steuerfreie Leistungen / Lieferungen und welche mit 0 %.

Sowohl bei der Erstellung von Rechnungen, als auch beim Verbuchen von Eingangsrechnungen können hier Fehler entstehen.

Ein typisches Beispiel sind Bewirtungsbelege. Hier muss beachtet werden, dass ein Teil der Bewirtung mit 7 % und ein anderer Teil mit 19 % verbucht werden muss. Wird noch Trinkgeld bezahlt, so ist dies ohne Steuer zu erfassen.

Ein anderer typischer Fehler beim Buchen sind z. B. Bahntickets oder Taxiquittungen. In vielen Programmen ist hier ein automatischer Steuerschlüssel hinterlegt. Sowohl Bahntickets als auch Taxiquittungen können aber mit 7 % oder 19% belegt sein. Hier muss also evtl. der Steuerschlüssel angepasst werden.

3. Fehlende Belege

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Man kauft etwas für das Geschäft ein, bezahlt mit Karte und verliert den Einkaufszettel. Man kann nun zwar einen Eigenbeleg erstellen (und die Zahlung mit dem Kontoauszug belegen) und somit den Einkauf als Betriebsausgabe erfassen, aber ein Vorsteuerabzug ist ohne den Einkaufszettel nicht mehr möglich.

Außerdem gibt es noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Belege in der Buchhaltung. Dienten die Belege als Buchungsgrundlage, so müssen sie 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzten Buchungen vorgenommen werden.
Beispielsweise werde ich die Abschlussbuchungen für das Jahr 2022 Anfang 2023 vornehmen. Somit beginnt die Frist Ende 2023 und ich kann die Unterlagen für das Jahr 2022 im Jahr 2034 vernichten.

4. „Schummeln“

Man sollte bei Ausgaben sehr genau darauf achten, ob diese wirklich geschäftlich bedingt sind. Bzw. sollten bei Ausgaben, die geschäftlich und privat sind, sehr genau auf die Aufteilung (und eine gute Begründung dazu) geachtet werden.

Z. B. ist die Krankenversicherung keine geschäftliche Ausgabe, ebenso wenig wie dein Mittagessen.

Wenn du deinen Telefon-/Internetanschluss geschäftlich und privat nutzt, so kannst du den geschäftlichen Anteil als Betriebsausgabe ansetzen, aber nicht die private Nutzung.

Zum Thema Betriebsausgaben siehe auch »Betriebseinnahmen und -ausgaben«.

5. Seine Buchhaltungsfähigkeiten überschätzen

Wenn man sich entscheidet, seine Buchhaltung selber zu machen, sollte man sich sehr genau überlegen, ob seine Kenntnisse dafür auch ausreichen.

Ja, es gibt mittlerweile sehr intuitive Programme (wie z. B. lexoffice). Aber trotzdem benötigt man ein gewisses Hintergrundwissen.

Außerdem kann es zu „Spezialfällen“ kommen, abhängig von der Tätigkeit, die man ausübt.

Man sollte sich sehr genau darüber im Klaren sein, in welchem Umfang man Buchhaltungsfähigkeiten besitzt. Es spricht nichts dagegen, die Buchhaltung selber zu machen.
Ich empfehle dir aber dann, dass du dir rechtzeitig jemanden suchst, der dir bei Fragen / Problemen zur Seite steht.

Siehe dazu auch:

•  »Buchhaltung auslagern?«
• »Wobei kann mir ein selbständiger (Bilanz-)Buchhalter helfen?«
• »Mein Angebot«

Weitere typische Fehler?

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