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Was sind Betriebseinnahmen und -ausgaben?

Bei Betriebsausgaben handelt es sich um Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). D. h. es muss ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen den Aufwendungen und dem Unternehmen bestehen. Betriebsausgaben sind Aufwendungen in Geld oder Geldeswert.

Im Gegensatz zu den Betriebsausgaben existiert für den Begriff Betriebseinnahmen keine gesetzliche Definition. Die Rechtsprechung entwickelte die Definition Betriebseinnahmen als Zugänge in Form von Geld und Geldeswert, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG Umkehrschluss).

Im Rahmen der Gewinnermittlung mindern die Betriebsausgaben i. d. R. den Gewinn und die Betriebseinnahmen erhöhen den Gewinn.

Aber nicht bei allen Einnahmen bzw. Ausgaben ist die Zuordnung so einfach, vor allem in Hinblick auf beschränkt oder nicht abzugsfähige Ausgaben.

Betriebseinnahmen

Wenn ein Kunde eine Ausgangsrechnung bezahlt, ist dies ganz klar eine Betriebseinnahme. Das Gleiche gilt für Anzahlungen durch den Kunden.

Aber auch bei den nachfolgenden Fällen handelt es sich um Betriebseinnahmen, wenn sie im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen:

• Trinkgelder (z. B. ist der Rechnungsbetrag 55 € und der Kunde überweist 60 €. Dann sind die 5 € Trinkgeld auch eine Einnahme)
• Geschenke / Sachleistungen vom Kunden (analog zum Trinkgeld)
• vereinnahmte Umsatzsteuer (also die Umsatzsteuer, die man auf seinen Rechnungen ausweist)
• zurückerstattete Betriebssteuern (z. B. Umsatzsteuer, die man nach der USt-Voranmeldung vom Finanzamt erstattet bekommt)
• Privatentnahmen von Anlagevermögen / Waren / Leistungen (fiktive Betriebseinnahmen)
• der Erlös aus dem Verkauf von Anlagevermögen (wie Laptop)
• Versicherungsentschädigung (wenn sie von einer betrieblichen Versicherung erstattet wird)
• Schadenersatz für einen im betrieblichen Bereich angefallenen Schaden

Keine Betriebseinnahmen sind:

• Durchlaufende Posten
• Auszahlung eines Kredites für das Unternehmen

Betriebsausgaben

Es gibt Ausgaben, die 1:1 als Betriebsausgabe erfasst werden. Aber es gibt auch Ausgaben, die nur beschränkt abziehbar sind und andere Ausgaben sind (zunächst) nicht abziehbar.

Betriebsausgaben, die 1:1 erfasst werden, sind z. B. nachfolgende Ausgaben:

• Büromaterial (Druckerpapier, Stifte, …)
• Einrichtung vom Arbeitszimmer (wenn auch privat genutzt, dann der geschäftlich benutzte Anteil)
• gezahlte Vorsteuer (also die Vorsteuer auf den Rechnungen von Einkäufen)
• Miete für Büro, Lager, u. ä., wenn die Räume nur geschäftlich genutzt werden
• Softwarekosten (z. B. für lexoffice, Adobe, Canva, …)
• geschäftliche Mitgliedsbeiträge (z. B. IHK)
• geschäftliche Versicherung (z. B. Betriebs- oder Vermögensschadenhaftpflicht)
• Werbungskosten (Flyer, Visitenkarten, Werbeanzeigen, …)
• Personalkosten
• Bankgebühren
• Fachliteratur, Fortbildung, Fachkongress
• Steuerberaterkosten
• Abschreibung (der jährliche Abschreibungsbetrag aller Anlagegüter)
• Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten (z. B. Parktickets)

Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben sind z. B.

• Geschenke an Geschäftspartner bis 35 €
• geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten (nur 70 % vom Nettobetrag, 30 % sind nicht abziehbar)
  (dabei ist die Vorsteuer zu 100 % abziehbar)
• Bewirtungskosten auf Geschäftsreise: hier können nur festgelegte Pauschalen erfasst werden
  → Verpflegungsmehraufwand
  (Aktuell (2022) liegt die Pauschale für inländische Geschäftsreisen bei 14 € pro Tag, wenn die beruflich bedingte Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden liegt. Bei einer mehrtägigen Abwesenheit beträgt sie 28 €, wobei am Anreise- und Abreisetag die 14 € gelten. Für Auslandsaufenthalte gibt es andere Pauschalbeträge.)

Indirekte Betriebsausgaben

Nur indirekt als Betriebsausgabe zu erfassen ist das Anlagevermögen. Dazu gehört z. B. Laptop, Drucker, Firmen-PKW, u.ä…. Das Anlagevermögen muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (Ausnahme: GWG). Dieser Abschreibungsbetrag ist als Ausgabe zu erfassen (und nicht der Kaufpreis zum Zeitpunkt der Anschaffung).

Keine Betriebsausgaben sind z. B.

• Kosten für die (private) Lebensführung
• Geschenke an Geschäftspartner über 35 €
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer auf Privatentnahmen und sonstige nicht abziehbare Ausgaben
• private Versicherungen (z. B. Krankenversicherung)
• Geldbußen, Straf- und Verwarnungsgelder

Dies ist ein kurzer (nicht vollständiger) Überblick über Betriebseinnahmen und -ausgaben.

Fehlen dir Betriebseinnahmen und -ausgaben in diesem Überblick oder hast du eine Frage zur Zuordnung? Dann schreib mir.