Büroservice  Althier

Reisekosten

Die verreist hin und wieder geschäftlich? Dann kannst du die Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen.

Definition

Zu den Reisekosten gehöre alle Kosten, die dir durch die Geschäftsreise entstanden sind. 

Dazu gehören z. B.

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Hotel
• Reisenebenkosten wie z. B. Trinkgelder oder Parkgebühren

Voraussetzung

Um die Reise absetzen zu können, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

• Du warst rein beruflich unterwegs.
• Du warst weder an deinem „normalen“ Arbeitsplatz (1. Tätigkeitsstätte) noch in deiner privaten Wohnung.
• Du hast eine längere Fahrt gehabt. (Eine andere Stadt oder sogar Land z. B.)
• Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Damit du die Kosten auch absetzen kannst, musst du diese nachweisen können.
(Keine Buchung ohne Beleg).

Daher sammle alle deine Belege, die du bekommst, wie:

• Hotelrechnung
• Benzinbelege
• Fahrkarten
• Flugrechnung
• Taxiquittungen
• Bewirtungsbelege

Außerdem müssen noch folgende Daten dazu vorhanden sein:

• Name des Reisenden
• Dauer der Reise (inklusive Uhrzeit vom Start und Ende deiner Reise)
• Ziel der Reise
• Grund für die Reise

Höhe der Kosten

Prinzipiell kannst du die Kosten absetzen, die auf deinen Rechnungen / Quittungen stehen.

Bei bestimmten Kosten kannst du aber nicht die tatsächlich entstandenen Kosten absetzen, sondern nur Pauschalen.

Außerdem sollten die Kosten verhältnismäßig sein, wobei das Finanzamt dies endgültig entscheidet. So sollten Hotelkosten im 3-Sterne-Hotel kein Problem sein, aber ein 5-Sterne-Hotel?

Hotel

Du kannst die vollen Hotelkosten ansetzen.

Wenn du mit Frühstück gebucht hast, dann beachte bitte, dass dieses bei der Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden muss.

Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten ist das Transportmittel entscheidend.

Reist du mit der Bahn oder dem Flugzeug, so sind die gesamten Kosten Betriebsausgaben.

Verwendest du dagegen dein privates Auto für die Reise, so sind nur 0,35 € pro gefahrenen Kilometer anzusetzen.
(Eine Ausnahme ist, wenn das Auto zum Betriebsvermögen gehört).

Verpflegung

Deine Kosten für Essen und Trinken kannst du nicht einfach vollständig in voller Höhe ansetzen.
Für deine Geschäftsreise steht dir der sogenannte Verpflegungsmehraufwand zu, mit dem diese Kosten abgegolten sind.

Verpflegungsmehraufwand

Abhängig von der Zeit deiner Abwesenheit und deinem Reiseland stehen dir Pauschalen zu.

Bei einer Geschäftsreise innerhalb Deutschlands sind dies aktuell (2023):

• ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 €
• ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 €
• An- und Abreisetag: 14 €

Wenn du berechtigt bist, ein Essen in voller Höhe abzusetzen (siehe nächster Punkt), dann sind diese Pauschalen entsprechend zu kürzen.

Im Falle von

• Frühstück um 20 %
• Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %.

Für Reisen außerhalb Deutschlands gilt entsprechendes, nur mit anderen Beträgen.

Hierzu siehe auch meinen extra Beitrag »Verpflegungsmehraufwand«.

Ausnahmen

• Frühstück:
  Hast du dein Frühstück im Hotel dabei, so kannst du dieses in voller Höhe absetzen.
• Geschäftsessen / Bewirtung:
  Im Rahmen eines Geschäftsessens kannst du dieses zu 70 % absetzen.

Beachte aber, dass du dann die Pauschale entsprechend kürzen musst.

Beispiel

Du reist von Montag bis Donnerstag von München nach Hamburg mit dem Zug. 
Somit steht dir Verpflegungsmehraufwand i.H.v.  84 € (=14 + 28 + 28 + 14) zu.

Beinhaltet deine Hotelbuchung Frühstück, so musst du 20 % für dieses abziehen. 
Damit bleibt ein Verpflegungsmehraufwand von 67,20 € (=11,20 + 22,40 + 22,40 + 11,20).

Angenommen, am Mittwochabend lädst du deine Geschäftspartner zum Essen ein.
Dann musst du hier die Pauschale noch um 40 % kürzen.
Es bleibt ein Verpflegungsmehraufwand von 56 € (=11,20 + 22,40 + 11,20 +11,20).

Nebenkosten

Natürlich kannst du auch Kosten für Trinkgeld, Parkscheine und ähnliches absetzen.

Hierbei beachte bitte, dass z. B. ein Strafzettel für Falschparken nicht abzugsfähig ist.

Privatvergnügen

Alles, was zu deinem privaten Vergnügen zählt, ist nicht abzugsfähig, auch wenn du auf Geschäftsreise bist.
Dazu gehört die Minibar oder der Wellnessbereich im Hotel genauso wie eine geführte Sightseeingtour oder der Besuch eines Musicals vor Ort.

Geschäftliche und gleichzeitig private Reise 

Es ist kein Problem, wenn du deine Geschäftsreise mit einem privaten Wochenendtrip oder Urlaub verbindest, 

Aber beachte, dass du dann die Kosten nicht vollständig geltend machen darfst. 
Du darfst du die Kosten absetzen, die bei einer reinen Geschäftsreise angefallen wären.

Beispiel:

• Dein Partner begleitet dich. Dann darfst du nur die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen und auch nur dein Frühstück.
• Du verlängerst deine Reise um ein paar Tage Urlaub. Dann darfst du die Urlaubstage nicht absetzen.

Gesetzliche Regelungen

Gesetzlich ist dies u. a. hier geregelt:

• BMF-Schreiben: Reisekosten ab 01.01.2023
• § 9 Abs. 4a EStG: Verpflegungsmehraufwand