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Warum du deine Rechnungen nicht mit Word oder Excel schreiben solltest?

Ich lese immer wieder, dass Selbständige ihre Rechnungen mit Word oder Excel schreiben. 

Warum du deine Rechnungen nicht mit Word oder Excel schreiben solltest?

Hierfür gibt es in meinen Augen verschieden Gründe.

Aber der Hauptgrund ist, dass Rechnungen, die mit Word oder Excel geschrieben sind, nicht GoBD-konform sind.

Aber auch typische Fehler bei der Rechnungserstellung können durch die richtige Software vermieden werden.

Daher ist meine Empfehlung:
Schreib deine Rechnungen mit einem entsprechenden Programm, z. B. Lexware, lexoffice, sevDesk, Papierkram, u. a.

Im Nachfolgenden führe ich die Vorteile eines Rechnungsprogramms gegenüber Rechnungen in Word oder Excel auf:

GoBD-konform

Deine Rechnungen müssen GoBD-konform sein. D.h. dass sie bestimmten gesetzlichen Richtlinien entsprechen müssen. 

Dadurch müssen Rechnungen folgende Anforderungen erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnung
• Ordnung 
• Unveränderbarkeit

Bei Rechnungen mit Word und Excel gibt es hier insbesondere das Problem, dass die Rechnungen leicht veränderbar und die Änderungen nicht nachvollzogen werden können.

Pflichtangaben werden alle erfasst

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben beinhalten. Diese sind in § 14 UStG und §14a UStG aufgeführt.

Durch ein Rechnungsprogramm ist gewährleistet, dass du diese bei der Rechnungsstellung beachtest und neue gesetzliche Regelungen nicht untergehen.

Außerdem werden typische Flüchtigkeitsfehler bei den Pflichtangaben vermieden. Dies können sein:

• Rechnungsnummer nicht in fortlaufender Reihenfolge, da z. B. Nummern doppelt vergeben oder ausgelassen wurden
• Umsatzsteuer wird nicht getrennt oder nicht korrekt ausgewiesen
• Tipp- und Rechenfehler bei der Rechnungssumme oder beim Umsatzsteuerbetrag
• Zusatzangaben, z. B. bei der Nutzung der Kleinunternehmerregelung (i.S.d. § 19 UStG) oder beim Reverse-Charge-Verfahren, werden vergessen
• Bei Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung wird die USt-IdNr des Kunden nicht geprüft
• u. ä.

Eine genaue Auflistung der Pflichtangaben findest du in meinem Beitrag »Rechnungen«. 

Geringerer Zeitaufwand

In den Rechnungsprogrammen kannst du sowohl die Stammdaten deiner Kunden, als auch deine Produkte und Dienstleistungen hinterlegen. Dadurch müssen diese nicht immer neu auf der Rechnung erfasst, sondern nur noch entsprechend ausgewählt werden.

Rechnungen erstellen mit lexoffice

Wie du mit lexoffice Rechnungen erstellen kannst, dazu gibt es in Kürze einen weiteren Beitrag.
Allgemeines zu lexoffice findest du in meinem Beitrag »lexoffice«.