Büroservice  Althier

Belege erfassen

Wo kann ich in lexoffice Belege erfassen?

Unter dem Bereich »Belege« → »neuer Beleg« → »Beleg erfassen« kannst du deine Eingangsrechnungen hochladen und bearbeiten.

Hier kannst du aber auch deine Rechnungen hochladen, wenn du diese in einem anderen Programm geschrieben hast.

Belege hochladen

Du kannst die Belege

• per Drag-and-drop einfügen
• über den Browser hochladen
• oder über die App einscannen

Belege in der Buchhaltung erfassen

Egal, wie du den Beleg in lexoffice einfügst. Wenn du auf »Hochgeladene auswählen« klickst, werden dir alle hochgeladenen, aber noch nicht verbuchten Belege angezeigt. 

Nun kannst du den Beleg auswählen, welchen du verbuchen möchtest.

Durch die Texterkennung von lexoffice werden anschließend einige Felder für die Verbuchung automatisch ausgefüllt. Ich empfehle aber trotzdem, hier nochmal einen Blick auf die Richtigkeit zu werfen.

Anschließend musst du noch die restlichen Felder ausfüllen.

Art des Belegs

Standardmäßig wirst du vermutlich Eingangsrechnungen erfassen. Hierfür wählst du »Ausgabe« aus.

Bekommst du nachträglich einen Teil deiner Rechnung gutgeschrieben, erfasst du dies als Ausgabenminderung.

Ansonsten gibt es noch die Möglichkeit, eine Einnahme zu erfassen. Dies wäre z. B. der Fall, wenn du deine Rechnung nicht mit lexoffice geschrieben hast. 

Analog dazu gibt es noch die Kategorie Einnahmenminderung, wenn du eine Gutschrift ausgestellt hast.

Lieferant auswählen

Im Fall von Ausgaben kannst du hier einen neuen Lieferanten anlegen, einen bereits hinterlegten Lieferanten auswählen und den Sammellieferanten anlegen.

Analog dazu wählst du bei Einnahmen deinen Kunden aus.

Für die Übersichtlichkeit deiner Buchhaltung empfehle ich dir, den Sammellieferanten nur bei Lieferanten auszuwählen, die du nur sehr selten verwendest. Den Sammelkunden würde ich gar nicht verwenden. 

Belegnummer und Belegdatum

Hier erfasst du die Rechnungsnummer des Beleges sowie das Ausstellungsdatum.

Zahlart und Fälligkeit

Bei der Zahlart hast du drei Auswahlmöglichkeiten

• Noch nicht bezahlt
• Wird abgebucht (nur bei Ausgaben)
• Privat bezahlt

Außerdem kannst du hier noch erfassen, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. Dadurch zeigt dir lexoffice an, wenn eine Rechnung überfällig ist.

Beschreibung

In diesem Feld kannst du z.B. erfassen, was du genau eingekauft hast bzw. für was du eine Rechnung ausstellst.

Art der Ausgabe / Einnahme

Hier erfasst du die Art der Ausgabe / Einnahme. lexoffice schlägt dir dann eine Kategorie vor.

Kaufst du z. B. Druckerpapier, so reicht es, dass du hier Druckerpapier eingibst. Lexoffice schlägt dir dann die Kategorie Bürobedarf vor.

Hast du mehrere Ausgabenarten auf deiner Rechnung, muss der Betrag aufgeteilt werden. Siehe dazu unten »Betrag«.

Steuer

Als regel besteuerter Unternehmer gibst du unter Steuer den Mehrwertsteuersatz der Rechnung an. Bitte beachte, dass bei einigen Ausgabenkategorien bereits ein Steuersatz hinterlegt ist. Dies muss aber evtl. auf die vorliegende Rechnung angepasst.

Zur Auswahl stehen aktuell:

• 19 %
• 7 %
• keine 

Beispielsweise hast du eine Fahrkarte der Deutschen Bahn. Wenn du diese bei Art der Ausgabe erfasst, wird als Steuer 19% ausgefüllt. Die Fahrkarten im Nahverkehr haben allerdings einen Steuersatz von 7 %.

Betrag

Hier erfasst du i. d. R. den Bruttobetrag deiner Rechnung.

Es kann sein, dass du eine Rechnung hast, auf der mehrere Ausgabenarten vermerkt sind. (Z. B. bestellst du zusammen ein Fachbuch und gleichzeitig Kopierpapier). Dann kannst du diese Arten getrennt erfassen. Dazu musst du auf »Betrag aufteilen« gehen. Hier gibt es nun die Möglichkeit, dass du die Teilbeträge Netto oder Brutto erfasst.

Anschließend kannst du mehrere Ausgabenarten erfassen.

Ein weiterer Fall kann sein, dass du mit Geschäftspartnern essen warst und Bewirtungskosten erfassen willst. Dabei kann es sein, dass du einen Teil der Kosten mit 19 %, einen anderen Teil mit 7 % und das Trinkgeld mit keiner Steuer erfassen musst.

Ganz unten kannst du noch die Umsatzsteuer und den Gesamtbetrag prüfen und anschließend den Beleg speichern.

Weitere Beiträge zum Thema lexoffice

Hier findest du weitere Beiträge, die bereits veröffentlicht sind oder in Kürze veröffentlicht werden.

• Allgemeines
• Welche lexoffice-Version?
• Einstellungen
• Ausgangsbelege wie Rechnungen erstellen

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