Büroservice  Althier

Mahnung schreiben

Deine Kunde zahlt deine Rechnung nicht, obwohl das Zahlziel verstrichen ist?

Dann musst du dir über deine weitere Vorgehensweise Gedanken machen.

Rechtliche Grundlage

Rechtlich ist die Mahnung sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Dabei ist aber nicht geregelt, wie oft gemahnt werden muss oder dass du erst eine Zahlungserinnerung verschicken musst.

Hierbei ist nur zu beachten, dass eine Zahlungserinnerung keine rechtlichen Folgen auslöst.

Dagegen setzt die Mahnung den Schuldner in Verzug und es können Verzugsgebühren erhoben werden.
Gemäß § 286 Abs. 3 BGB ist der Schuldner aber auch spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit die Rechnung beglichen hat.

Des Weiteren solltest du im Hinterkopf behalten, dass gemäß § 194 BGB Zahlungsansprüche nach 3 Jahren nach Ende des Kalenderjahres verjähren. Offene Rechnungen aus dem Jahr 2019 sind mit Ablauf des 31.12.2022 verjährt. Durch Mahnungen, aber auch durch rechtliche Schritte, verlängert sich die Verjährungsfrist.

Mahnlauf

Es gibt rechtlich keine festgelegte Reihenfolge. In der Praxis hat sich aber eine gewisse Abfolge von Schritten etabliert, an der ich mich hier orientiere.

Du musst dich aber nicht daran halten. Es ist dir überlassen, ob du vor der 1. Mahnung eine Zahlungserinnerung schickst, oder ob du sofort nach der ersten erfolglosen Mahnung gleich „härtere Geschütze“ auffährst.

1. Schritt

Schreib als Erstes eine Zahlungserinnerung. 

Erinnere deinen Kunden freundlich an die Fälligkeit der Rechnung. Vielleicht wurde die Rechnung ja nur übersehen oder das Fälligkeitsdatum.

Du kannst diesen Schritt aber auch auslassen und sofort eine Mahnung schicken.

2. Schritt

Der nächste Schritt ist die zweite Mahnung. Werde hier gerne etwas direkter, aber bleib freundlich. Und setz eine neue Zahlfrist.

3. Schritt

Ist das Geld weiterhin nicht bei dir angekommen, so kommt die 3. Mahnung. 

Kündige hier an, dass du rechtliche Schritte einleitest / einen Anwalt beauftragst / ein Inkassobüro einschaltest. Die Frist ist hier i. d. R. kürzer als bei der zweiten Mahnung.

4. Schritt

Blieben die drei Mahnungen erfolglos, dann sind „härtere Geschütze“ notwendig.

Dies können sein:

• gerichtliches Mahnverfahren
• Anwalt
• Inkassobüro 

Du kannst diesen Schritt auch gleich nach der ersten Mahnung in die Wege leiten. 

Gerichtliches Mahnverfahren

Ein gerichtliches Mahnverfahren kann man auch ohne Rechtsbeistand einleiten. Fülle hierfür online das entsprechende Formular aus und sende es an dein zuständiges Gericht. 

Wenn der säumige Kunde dem Mahnverfahren nicht widerspricht und nicht bezahlt, kannst du eine Zwangsvollstreckung durchführen lassen.

Anwalt

Du kannst aber auch einen Anwalt einschalten. Oft reicht ein einziges Schreiben des Anwalts, um das Geld zu erhalten. 

Die Anwaltskosten kannst du dem säumigen Kunden in Rechnung stellen, wenn dein Kunde nachweislich im Verzug ist.

Zahlt dein Kunde weiterhin nicht, so kann dein Anwalt ein gerichtliches Klageverfahren starten.

Inkassounternehmen

Es gibt auch noch die Möglichkeit, über ein Inkassounternehmen die Forderung einzutreiben, als Alternative zum Anwalt.

Inhalt der Mahnung

Gesetzlich gibt es keine Pflichtbestandteile im Mahnschreiben. Einige Punkte solltest du aber beachten, auch um abgesichert zu sein, falls rechtliche Schritte notwendig sind.

Inhalt

Am besten orientierst du dich an den Vorgaben von Rechnungen.

Bestandteile:

• Name und Anschrift von dir
• Name und Anschrift vom säumigen Kunden
• aktuelles Datum
• Hinweis auf die ausstehende Zahlung, Mahnung
• Rechnungsnummer, -datum und -betrag, sowie Fälligkeitsdatum
• Aufforderung zur Zahlung
• Neue Zahlungsfrist
• Hinweis auf Zahlungsverzug und damit einhergehende Konsequenzen.

Beispiel Zahlungsverzug

Zahlungsverzug

Hallo …, 

bestimmt hast du meine Rechnung vom tt.mm.jjjj übersehen. Daher habe ich dir die Rechnung nochmal in Kopie beigefügt. Bitte überweise den Betrag zeitnah. Solltest du die Überweisung zwischenzeitlich vorgenommen haben, dann bitte ich um eine kurze Rückmeldung.

Beispiel Mahnung

Mahnung

Hallo …,

leider konnte ich zu meiner Rechnung Nr. 123 vom tt.mm.jjj bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Daher mache ich dich hiermit erneut auf die Zahlung aufmerksam und bitte um Überweisung des fälligen Betrages i.H.v. x€ (zzgl. Mahngebühren von y €, somit insgesamt xy €) bis spätestens tt.mm.jjjj auf mein unten angegebenes Bankkonto. Solltest du die Überweisung zwischenzeitlich vorgenommen haben, dann bitte ich um eine kurze Rückmeldung und betrachte diese Mahnung als gegenstandslos.

Beispiel letzte Mahnung

letzte Mahnung

Hallo …,

weder auf die Zahlungserinnerung vom tt.mm.jjjj noch auf die Mahnungen vom tt.mm.jjjj und tt.mm.jjjj hast du reagiert. Außerdem konnte ich bis heute keinen Zahlungseingang des fälligen Betrags feststellen.
Hiermit fordere ich dich daher zum letzten Mal auf, den Betrag i.H.v. xyz € bis zum tt.mm.jjjj auf mein unten stehendes Konto zu überweisen. (Der Betrag setzt sich zusammen aus dem fälligen Betrag i.H.v. x €, Mahngebühren von y € sowie Verzugszinsen von z € (v %). 
Sollte diese letzte Frist ebenfalls verstreichen, sehe ich mich gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten. Ich weise darauf hin, dass die Kosten für das gesamte Verfahren von dir zu tragen ist.
Solltest du die Überweisung zwischenzeitlich vorgenommen haben, dann bitte ich um eine kurze Rückmeldung und betrachte diese Mahnung als gegenstandslos.

Frist in der Mahnung

Generell gibt es keine speziellen Vorgaben, wann nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung / Mahnung geschrieben werden muss.

Ebenso gibt es keine Vorgaben, wie lang die neue Zahlungsfrist in den Mahnungen sein sollte.

I. d. R. wird der Abstand zwischen den Schreiben kürzer, sowie die Zahlfrist.

Zusätzliche Kosten, Mahngebühren und Verzugszinsen

Es gibt keine klare Antwort darauf, wie hoch Mahngebühren sein dürfen, ebenso ab welchem Zeitpunkt.

Dagegen sind Verzugszinsen gesetzlich geregelt. 

Des Weiteren fallen evtl. noch Anwaltskosten bzw. die Kosten für das Inkassobüro an, welche klar belegbar sind.

Mahngebühren

Mahngebühren sollen dich für deine Mehrkosten entschädigen. Mehrkosten sind z.B. deine Arbeitszeit, die du für die Mahnung aufwendest, oder aber auch Papier und Porto.

Die Gebühren dürfen dabei die dir tatsächlich entstandenen Kosten nicht übersteigen. Zu hohe Gebühren müssen von deinem säumigen Kunden nicht bezahlt werden. Im Fall eines Gerichtsverfahrens müssen außerdem die Kosten glaubhaft dargelegt werden.

Damit erklärt sich auch, dass die klassischen 5 €, die gerne als Mahngebühren angesetzt werden, evtl. bereits zu hoch sein können. 

Verzugszinsen

Im Gegensatz zu Mahngebühren sind Verzugszinsen gesetzlich geregelt. Gemäß § 288 Abs. 2 BGB darfst du zusätzlich zum sogenannten Basiszins 9 Prozent Zinsen pro Tag von deinen gewerblichen Kunden verlangen. Im Falle von privaten Kunden sind es 5 Prozent (§ 288 Abs. 1 BGB).

Kosten des Anwalts oder des Inkassounternehmens.

Wenn du einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragst, kommen beachtlich Kosten zusammen. Befindet sich dein Kunde nachweislich im Verzug, so muss er diese Kosten tragen. Hierbei musst du die Kosten aber genau aufschlüsseln, sodass sie nachvollziehbar sind.

In den meisten Fällen wird der Anwalt bzw. das Inkassounternehmen diese Weiterberechnung akkurat übernehmen.