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Kassenbuch 

Du hast viele Bareinnahmen und Barausgaben? 

Dann musst du evtl. ein Kassenbuch führen.

Kassenbuch – Was ist das?

Hier erfasst du alle Geschäftsvorfälle, die in Bar erfolgen. D. h., dass du alle Bareinnahmen und -ausgaben hier einträgst und damit deinen Kassenbestand ermittelst.

Warum muss ich ein Kassenbuch führen?

Wenn du große Mengen an Barzahlungen hast, musst du (evtl.) ein Kassenbuch führen. Damit sollen Unterschlagungen von Umsätzen und Steuerhinterziehung verhindert werden.

Aus diesem Grund werden insbesondere Unternehmen mit hohen Barzahlungen zur Kassenbuchführung verpflichtet.

Ist das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt, so dienen diese Zahlen als Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer und des zu versteuernden Gewinns. 
Ansonsten schätzt das Finanzamt deinen Gewinn für die Besteuerung, was meist zu höheren Abgaben führt. Außerdem drohen bei fehlerhaft geführten Kassenbuch Bußgelder.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Als Selbständiger bist du nicht automatisch zur Kassenbuchführung verpflichtet.
Die Pflicht hängt u. a. von der Art der Buchhaltung, aber auch der Höhe / Häufigkeit von Bargeschäften ab.

Pflicht zur Kassenbuchführung

Prinzipiell ist jeder Kaufmann verpflichtet (§ 238 HGB), wenn er nicht von der Pflicht zur Buchführung befreit ist (§ 241a HGB)

Somit sind insbesondere folgende Unternehmer zur Kassenbuchführung verpflichtet:

• Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern
• alle im Handelsregister eingetragene Betriebe (auch freiwillig)
• Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind
• alle Unternehmen, die freiwillig bilanzieren

Kaufmännischer Geschäftsbetrieb

Ein Unternehmer kann die Reche und Pflichten eines Kaufmannes (wie z. B. die Buchführungspflicht) erhalten, unabhängig von der Rechtsform oder dem Eintrag im Handelsregister. Dies hängt von bestimmten Kriterien ab, z. B. Umsatz, Vermögen, Anzahl Beschäftigte, Standorte oder Organisationsaufwand.

Befreit von der Kassenbuchführung

Von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind u. a.

• Freiberufler  
• kleine gewerbliche Unternehmen  
• Einzelkaufleute unter 80.000 Euro Jahresgewinn  
• Gewerbetreibender unter 800.000 Euro Jahresumsatz 
• Neugründungen, die unterhalb dieser Grenzen liegen. 
• Unternehmen, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Wenn du zu dieser Gruppe gehörst und viele Barzahlungen hast, kann es dennoch zu empfehlen sein, dass du freiwillig ein Kassenbuch führst. 

Wenn du auf ein Kassenbuch verzichtest, gilt aber weiterhin die Verpflichtung, alle Geschäftsvorfälle im Rahmen deiner Buchhaltung aufzuzeichnen. Allerdings sind hier die Vorgaben nicht so stark vorgeschrieben wie beim Kassenbuch.

Kassenbuch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Ermittelst du deinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung, so bist du grundsätzlich nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. 

Jedoch kann es trotzdem sein, dass dich das Finanzamt zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet, wenn du deine Einnahmen fast ausschließlich durch Bareinnahmen erzielst.

Das betrifft z. B. folgende Branchen, bei denen viel mit Bargeld bezahlt wird:

• Gastronomie
• Kiosk
• Friseure
• Einzelhändler

Außerdem kannst du es freiwillig führen, was insbesondere dann sinnvoll ist, wenn du viel mit Barzahlungen zu tun hast.

Kassenbuch – Vorschriften

Wenn du ein Kassenbuch führst, so musst du einige Anforderungen i.S.d. ordnungsgemäßen Buchführung einhalten, damit das Finanzamt das Kassenbuch akzeptiert. 

Die rechtlichen Grundlagen bilden die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB), sowie die GoBD.
Dabei gilt insbesondere der Grundsatz: „Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.“ (§ 146 Abs. 1 AO)

Daher musst du beim Führen deines Kassenbuchs folgende Vorschriften erfüllen:

• Einzelaufzeichnungspflicht
  Alle Geldflüsse müssen einzeln aufgeführt werden.
• Vollständigkeit
  Alle Kassenbewegungen sind zu erfassen. D. h., dass du jede Privateinlage und -entnahme sowie jede Einnahme und Ausgabe erfassen musst.
• Keine Buchung ohne Beleg
  Es muss zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg geben, z. B. Rechnung, Quittung oder Kassenzettel (§ 238 Abs. 2 HGB).
• Chronologische Aufzeichnung
  Deine Einträge müssen in chronologischer Reihenfolge erfolgen und es darf keine Leerzeilen geben.
• Zeitnahe Erfassung
  Du musst die Einträge ins Kassenbuch zeitnah vornehmen. Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Nachvollziehbarkeit
  Dein Kassenbuch muss auch für Dritte (wie Steuerberater oder Finanzamt) nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Unveränderbarkeit
  Das Kassenbuch darf nicht nachträglich veränderbar sein (§ 146 Abs. 4 AO).
  Musst du Änderungen vornehmen, weil du dich z. B. verschrieben hast, so musst du dies kenntlich machen und die Änderung muss nachvollziehbar sein.
• Sprache
  Du musst das Kassenbuch in einer „lebenden“ Sprache führen. Wenn du eine andere Sprache, als die deutsche, verwendest, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen (§ 146 Abs. 3 AO).
• Aufbewahrungsfrist
  Genauso wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen musst du dein Kassenbuch und die entsprechenden Belege über 10 Jahre aufbewahren (§ 257 Abs. 1 &4 HGB).
• Kassensturzfähigkeit
  Es muss dir jederzeit möglich sein, den Kassenstand gem. Kassenbuch mit dem Inhalt deiner Kasse abzugleichen.

Diese Vorschriften gelten auch, wenn du dich freiwillig ein Kassenbuch führst.

Welche Informationen enthält ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?

Es sollte u. a. folgende Informationen enthalten:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer
• Einnahme oder Ausgabe
• Buchungstext, der den Geschäftsvorfall beschreibt
• Betrag und Währung 
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Anfangsbestand
• Endsaldo (nach jedem Monat)
• Belege zu den Geschäftsvorfällen

Form des Kassenbuchs

Das Kassenbuch kannst du entweder in Papierform oder elektronisch führen. In beiden Fällen bist du aber an die gesetzlichen Vorschriften gebunden.

Somit wird nicht jede Form akzeptiert, da die Anforderungen der GoBD nicht in vollem Umfang erfüllt werden.

Handschriftliches Kassenbuch

Die konventionelle Form sind Vordrucke und Formularbücher, die handschriftlich ausgefüllt werden.

Diese werden grundsätzlich vom Finanzamt akzeptiert, wenn du sie richtig ausfüllst.

• Du musst mit einem dokumentenechten Stift schreiben. Die Einträge dürfen nicht radierbar bzw. ohne Rückstände zu entfernen sein. Somit nutzt du am besten einen Kugelschreiber.
• Du darfst keine Leerzeilen lassen, da man sonst nachträglich Buchungen ergänzen könnte.
• Fehlerhafte Einträge darfst du nicht löschen oder schwärzen. Markiere diese entsprechend und erfasse für die Korrektur einen neuen Eintrag.

Excel-Kassenbuch

Das alleinige Führen eines Kassenbuchs in Excel ist nicht zulässig. Denn dabei besteht die Möglichkeit, nachträglich Änderungen vorzunehmen, die nicht nachvollzogen werden können.

Allerdings kannst du dir mit Excel eine Vorlage selbst erstellen, welche du dann immer ausdruckst und handschriftlich ausfüllst.

Kassenbuchsoftware

Du kannst dein Kassenbuch elektronisch mittels einer geeigneten Software führen. Dabei musst du aber prüfen, ob die Software auch alle Anforderungen erfüllt, damit dein Kassenbuch anerkannt wird.

Die Vorteile einer Software sind u. a.:

• Zeitersparnis: Neue Einträge sind i. d. R. schnell hinzugefügt und der Kassenbestand wird automatisch berechnet
• Fehlerreduzierung durch Eingabekontrollen
• Rechtssicher: GoBD-konforme Software sollte immer den aktuellen Gesetzesstand berücksichtigen
• Komfortable: Die Daten können per Schnittstelle schnell an deinen Steuerberater oder das Finanzamt weitergegeben werden.

Kassenbuch bei elektronischer Kasse

Elektronische Registrierkassen haben den Vorteil, dass sie einen Großteil der Buchungen komplett übernehmen. Sie müssen dabei GoBD-konform sein und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Dagegen musst du bei einer offenen Ladenkasse die Tagesberichte manuell in dein Kassenbuch eintragen.

Folgen bei fehlerhafter Kassenbuchführung

Wenn du ein fehlerhaftes Kassenbuch führst oder gar keines, obwohl du dazu verpflichtet bist, drohen dir Strafen vom Finanzamt.

Welche Folgen dir drohen, hängt auch von der Schwere des Fehlers ab.

Wenn das Finanzamt dein Eindruck hat, dass dein Kassenbuch unzureichend ist, wird es dich wahrscheinlich zur Nachbesserung auffordern.

Kommst du dieser Aufforderung nicht oder nur unzureichend nach, oder bei schweren Verstößen, drohen dir möglicherweise:

• Bußgelder
• Hinzuschätzung deiner Einnahmen, was zu Steuernachzahlungen führen kann
• Gewerberechtliche Sanktionen
• Im schlimmsten Fall wird dein Verstoß´als Steuerhinterziehung gewertet, was strafrechtlich verfolgt wird und zu einer Freiheitsstrafe führen kann.

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»Kassenbuch – Häufige Fehler« (kommt nächste Woche)