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E-Rechnung

Ab 01.01.2025 musst du imstande sein, E-Rechnungen empfangen zu können.

Abhängig von deinem Umsatz hast du eine Übergangsfrist für den Versand von E-Rechnungen und musst diese evtl. ab 2027 oder 2028 versenden. Dabei gilt dies vorerst nur, wenn deine Kunden deutsche Unternehmer sind.

Weiteres zur E-Rechnung findest du im Beitrag »Elektronische Rechnung«.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

In diesem Beitrag möchte ich häufige Fragen zur E-Rechnung beantworten, die mir in letzter Zeit begegnet sind.

Gilt die E-Rechnungspflicht für alle deutschen Unternehmer?

Alle deutschen Unternehmer müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Die Pflicht zur Erstellung der E-Rechnung richtet sich nach den Voraussetzungen und Übergangsfristen. 

Ich bin Freiberufler. Bin ich ebenfalls von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja.

Da du umsatzsteuerlich als Unternehmer giltst, bist du auch von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Bin ich als Kleinunternehmer ebenfalls von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja.

Grundsätzlich müssen ab 01.01.2025 alle deutschen Unternehmer, egal in welchem Umfang, E-Rechnungen empfangen können.

Die Pflicht zur Erstellung der E-Rechnung richtet sich nach den Voraussetzungen und Übergangsfristen.  

Aber hier könnte sich noch etwas ändern. Derzeit besteht die Überlegung, Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG von der Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen, auszunehmen. Diese Ausnahme soll aber nicht für den Empfang der E-Rechnungen gelten.

Ich habe nur Privatpersonen als Kunden. Muss ich trotzdem eine E-Rechnung erstellen?

Die E-Rechnung gilt nur für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern. Somit musst du an deine Privatkunden keine E-Rechnung ausstellen.

Allerdings musst du trotzdem imstande sein, ab 01.01.2025 E-Rechnungen zu empfangen, z. B. von deinem Warenlieferanten.

Sind auch 13b-Rechnungen, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Bei deutschen Unternehmern betrifft dies aktuell nur Handwerksleistungen, die unter 13b UStG fallen.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001:007) zum Thema E-Rechnung regelt, dass auch Rechnungen gem. § 13b UStG unter die E-Rechnungspflicht fallen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Verbände und Vereine?

Die E-Rechnungspflicht gilt auch hier, wenn sie als Unternehmen i.S.d. Umsatzsteuergesetzes auftreten. D. h. wenn Dienstleistungen und Produkte an andere deutsche Unternehmer verkauft / erbracht werden. 

Sind Rechnungen ins Ausland oder aus dem Ausland betroffen?

Nein, nicht im Moment.

Aktuell gelten die Regelungen erst einmal nur für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern.

Allerdings ist geplant, dass in Zukunft auch innerhalb der EU die E-Rechnung gelten soll. Nach aktuellem Stand soll dies ab 2028 umgesetzt werden, wobei bereits jetzt von 2030 die Rede ist. 

Gibt es ein vorgeschriebenes Format für die E-Rechnung?

Es gibt eine EU-Richtlinie (2015/55/EU) und eine CEN-Norm (EN 16931), welche das Format vorgeben.

Aktuell wird es wohl drei „Arten“ geben, wobei alle das vorgeschriebene Format erfüllen:

• XRechnung: dies ist die E-Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD: dies ist im Grunde eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei integriert ist
  Alternativ gibt es noch die Version, dass das PDF und die XML-Datei getrennt versendet werden, wobei die XML-Datei die E-Rechnung ist

Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und ZUGFeRD?

Bei einer XRechnung wird nur eine XML-Datei erstellt, während es sich bei ZUGFeRD um eine Hybridrechnung handelt, mit einer PDF-Datei und einer XML-Datei.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Wenn du an öffentliche Auftraggeber Rechnungen erstellst, so musst du dies in Form der XRechnung.
Hierfür ist eine Leitweg-ID notwendig. Diese bekommst du von deinem Auftraggeber.

Für die anderen E-Rechnungsformate bzw. E-Rechnungen an andere Unternehmer benötigst du keine Leitweg-ID.

Was bedeutet ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Gibt es für den Empfang der E-Rechnung bestimmte Vorgaben?

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht eine E-Mail-Adresse. 
Ob du eine eigene Adresse für Rechnungen anlegst oder deine bisherige / normale E-Mail-Adresse verwendest, spielt keine Rolle.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen verschicken?

Während der Übergangsfrist (01.01.2025 bis 31.12.2026 / 31.12.2027) können die Rechnungen wie bisher auch versendet werden.
Erst ab 01.01.2028 besteht die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen.

Im Umkehrschluss heißt das auch, dass der Rechnungsempfänger den Versand von Papierrechnungen während der Übergangsfrist nicht verweigern darf.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Dauerrechnungen?

Ja, auch Dauerrechnungen, wie z. B. die Mietzahlungen, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 regelt auch diesen Aspekt.
Demnach muss für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt werden. Außerdem sollte der entsprechende Vertrag beigefügt sein bzw. aus dem Inhalt der Rechnung ersichtlich sein, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Für vor dem 01.01.2027 ausgestellte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Muss ich überprüfen, ob PDF und XML-Datei identisch sind? Wenn ja, wie?

Rein theoretisch wäre es möglich, dass das PDF nicht identisch zur XML-Datei ist. Für das Finanzamt zählt der Inhalt der XML-Datei. Daher ist es zu empfehlen, zu prüfen, ob beide Dateien identisch sind.

Die Prüfung kann nur vorgenommen werden, indem die XML-Datei ausgelesen und mit dem Inhalt der PDF-Rechnung verglichen wird.

Muss ich die E-Rechnung an das Finanzamt übermitteln?

Für den Moment muss die E-Rechnung noch nicht übermittelt werden.

Allerdings ist langfristig geplant, dass ein Meldesystem aufgebaut wird, über das die E-Rechnungen an das Finanzamt übermittelt werden sollen.

Bisher nutze ich noch kein Buchhaltungstool. Benötige ich zwingend eine Software?

Für den Empfang von E-Rechnungen benötigst du keine eigene Software. Diese bekommst du per Email zugesandt.

Allerdings benötigst du eine geeignete Software, um empfangene E-Rechnungen verarbeiten und eigene E-Rechnungen erstellen zu können.

Macht es Sinn, ein selbst gestaltetes Layout oder Briefpapier zu verwenden?

Bindend ist in Zukunft nur noch der maschinenlesbare Teil, bei dem es kein Layout / Briefpapier gibt.

Allerdings kannst du z. B. an Privatpersonen weiterhin Rechnungen mit deinem Layout verschicken. 

Muss auch bei Bewirtungen oder Geschäftsessen eine E-Rechnung erstellt werden?

Nach derzeitigem Gesetzesstand muss bei Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern, deren Gesamtbetrag mehr als 250 € brutto beträgt, eine E-Rechnung erstellt werden. Dies gilt auch für Bewirtungen oder Geschäftsessen.

Ist für den Versand der E-Rechnung eine Zustimmung notwendig?

Nein.

Für den Versand der E-Rechnung ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig. Jeder deutsche Unternehmer muss ab 01.01.2025 imstande sein, eine E-Rechnung empfangen zu können.

Anders sieht es beim Versand einer sonstigen Rechnung (z. B. PDF ohne XML-Datei) via E-Mail aus. Hier ist, wie bisher auch, die Zustimmung des Rechnungsempfängers einzuholen.

Welchen Teil der E-Rechnung muss ich archivieren?

Da für das Finanzamt nur die XML-Datei die Rechnung ist, muss die XML-Datei archiviert werden.

Im Moment wird geraten, dass bei ZUGFeRD-Rechnungen beide Teile, also PDF und XML-Datei, archiviert werden.

Muss ich die E-Rechnung digital archivieren oder darf ich diese auch ausdrucken und abheften?

Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem du sie erhalten hast.

Somit müssen Papierrechnungen in Papierform archiviert werden (Ausnahme: ersetzendes Scannen) und elektronisch übermittelte Rechnungen (sowohl Rechnungen in PDF-Format, als auch E-Rechnungen) digital archiviert werden.

Gibt es bei Rechnungskorrekturen etwas zu beachten?

Rechnungskorrekturen und Stornos müssen ebenso als E-Rechnung erstellt werden.

Muss auch für Kleinbetragsrechnungen eine E-Rechnung erstellt werden?

Nein.

Kleinbetragsrechnungen, d. h. Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Ebenso sind Fahrausweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Wie gehe ich mit E-Rechnungen aus dem Ausland um?

Einige Länder haben bereits die E-Rechnung eingeführt. Diese haben aktuell aber noch keine Relevanz für dich.

Es ist aber ein europaweites Meldesystem geplant, sodass in Zukunft auch die E-Rechnungen aus anderen europäischen Ländern verarbeitet werden müssen. Solange dies aber noch nicht umgesetzt wurde, besteht hier kein Handlungsbedarf aktuell für dich und du kannst bei diesen Rechnungen vorerst den „E-Teil“ ignorieren.

Weitere Beiträge zum Thema E-Rechnung

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Persönliche Anmerkung

Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Bei genaueren Fragen dazu frage bitte deinen Steuerberater. Ich bin nicht befugt, dich steuerlich zu beraten.