Elektronische Rechnung

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Elektronische Rechnung

Im allgemeinen Sprachgebrauch hat der Begriff „elektronische Rechnung“ unterschiedliche Bedeutung.

Beispielsweise wird momentan oft eine PDF-Rechnung als elektronische Rechnung bezeichnet. 

Gemäß der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung, welche nun auch in Deutschland eingeführt wird, ist eine PDF-Rechnung keine elektronische Rechnung.
Bei der E-Rechnung handelt es sich um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können.

Definition

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) muss eine E-Rechnung folgende beiden Voraussetzungen erfüllen (§ 2 E-Rech-V):

  • Sowohl die Ausstellung als auch die Übermittlung und der Empfang werden in einem strukturierten elektronischen Format durchgeführt.
  • Mithilfe des elektronischen Formats wird eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung möglich.

Format

E-Rechnungen müssen vollständig elektronisch verarbeitet werden können, von der Erstellung, über den Versand, bis zur Zahlung und Archivierung. 

Die Rechnungsinformationen liegen dabei in einem einheitlichen und standardisierten Format vor, das von Computersystemen problemlos automatisiert verarbeitet werden kann. 
Somit ist dieser strukturierte Datensatz Voraussetzung für den Rechnungsaustausch, unabhängig von der verwendeten Software und ohne manuelle Erfassung von Daten.

Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. durch die Endung „xml“ oder „csv“ erkennbar.
Enden die Dateien dagegen z. B. auf „doc“, „pdf“ oder“jpeg“, erfüllen diese nicht die Voraussetzungen.

Der aktuelle Entwurf des Wachstumschancengesetzes verlangt, dass elektronische Rechnungen in Zukunft den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen.

Pflichtangaben

Die E-Rechnung muss weiterhin alle relevanten Rechnungsbestandteile gemäß § 14 UStG enthalten.

Siehe dazu auch meinen Beitrag zum Thema Rechnung.

Darüber hinaus muss die E-Rechnung noch folgende Angaben enthalten (§ 5 E-Rech-V):

  • eine Leitweg-Identifikationsnummer
  • die Bankverbindungsdaten
  • die Zahlungsbedingungen
  • die DE-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Für Kleinbetragsrechnung gibt es spezielle Voraussetzungen.

Ab wann verpflichtend?

Aufgrund des aktuellen Entwurfs des Wachstumschancengesetzes soll ab dem 01.01.2025 die E-Rechnung verpflichtend sein im B2B-Bereich. 
Damit ist es auch nicht mehr nötig, dass der Rechnungsempfänger dem elektronischen Versand zustimmt.

Es sind jedoch Übergangsregelungen für 2025 bis 2027 vorgesehen.
Dabei ist jedoch zwischen der Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden.

Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Unternehmer imstande sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. 

Für das Ausstellen soll es folgende Übergangsregelungen geben:

  • Bis Ende 2025 soll es erlaubt sein, Rechnungen weiterhin auch in Papierform auszustellen.
    Auch sonstige elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z. B. PDF), sollen noch möglich sein. Hierfür ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers nötig.
  • Diese Übergangsfrist für Rechnungen in Papierform oder sonstiger elektronischem Format, soll für bestimmte Unternehmen (Vorjahre-Gesamtumsatz bis 800.000 €) bis Ende 2026 weiterhin gelten.
  • Bis Ende 2027 soll es erlaubt sein, eine Rechnung mit sonstigem elektronischen Format zu übermitteln, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird.
  • Ab 01.01.2028 müssen dann alle Rechnungen den neuen Anforderungen für E-Rechnungen und deren Übermittlung entsprechen.

Rechnungen an Privatkunden (B2C) sollen nach den aktuellen Plänen hiervon aktuell noch nicht betroffen sein. Außerdem wird für den elektronischen Rechnungsversand weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigt.

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