Büroservice  Althier

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen ist einer der vier Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens und ist dabei der größte Bereich.

Es wird dabei der Ist-Zustand des Unternehmens wiedergegeben. Als Grundlagen dienen die Aufwände und Erträge des Unternehmens.

Aufgaben

Die vier Hauptaufgaben des externen Rechnungswesens sind:

• Dokumentation aller Geschäftsprozesse, lückenlos und systematisch
• Informationsquelle, u. a. für das Finanzamt zur Bemessung deiner Steuer
• Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Liquidität deines Unternehmens
• Deine aufbereiteten Zahlen helfen dir, strategische Entscheidungen zu treffen und die Zukunft deines Unternehmens zu planen

Bereiche

Das externe Rechnungswesen kann man in drei Bereiche einteilen: Geschäftsvorfälle buchen, Jahresabschluss und Informationsquelle.

Geschäftsvorfälle buchen

Während des Geschäftsjahres werden in der Finanzbuchhaltung alle Geschäftsvorfälle durch Belege erfasst und dadurch eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.

Beispiele:

• Du kaufst Büromaterial. Die Rechnung dient als Beleg für diesen Geschäftsvorfall. In deinem Buchhaltungsprogramm erfasst du diese Ausgabe auf dem Konto Büromaterial.
• Du erbringst für deinen Kunden eine Leistung. Deine Rechnung an den Kunden ist der Beleg hierfür. In der Buchhaltung erfasst du die Einnahme als Erlös.

Jahresabschluss

Am Ende des Jahres bzw. am Anfang des kommenden Jahres ermittelst du den Jahresabschluss für dein Unternehmen.

Aus deinem Jahresabschluss kannst du ablesen, wie hoch deine Erträge und Aufwendungen waren. Du erkennst auch, ob du einen Gewinn oder Verlust gemacht hast. 

Im Fall, dass du eine Bilanz erstellen musst, erkennst du deine Erträge und Aufwendungen anhand der Gewinn- und Verlustrechnung.
Aus der Aktivseite der Bilanz (linke Seite) kannst du herauslesen, wie sich dein Vermögen verteilt und wofür du es verwendest (z. B. Maschinen, Grundstück, Bankguthaben).
Aus der Passivseite der Bilanz (rechte Seite) lässt sich ablesen, wie sich dein Kapital zusammensetzt und woher das Geld kommt (z. B. Eigenkapital, Kredite).

Informationsquelle

Deine gesamten Geschäftsvorfälle und dein Jahresabschluss dient als Informationsquelle für unterschiedliche Adressaten.

Das Finanzamt z. B. ermittelt hieraus deine Steuerzahllast. Aber auch andere benötigen evtl. diese Informationen, z.B. deine Bank, wenn du einen Kredit benötigst.

Des Weiteren müssen z. B. Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG) ihren Jahresabschluss veröffentlichen.

Gesetzliche Grundlagen

Jedes Unternehmen ist zur Rechnungslegung verpflichtet, egal ob Einzelunternehmer oder Kapitalgesellschaft. Nur der Umfang unterscheidet sich.

Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst und im Jahresabschluss aufgeführt werden.

Die handelsrechtlichen Vorschriften sind im Handelsgesetzbuch (HGB) zu finden und steuerrechtlich findest du die Vorschriften u. a. im Umsatzsteuergesetz (UStG), Gewerbesteuergesetz (GewStG), Einkommensteuergesetz (EStG) oder Körperschaftssteuergesetz (KStG).