Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

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Aufbewahrungsfristen

Immer wieder heißt es, dass für bestimmte Unterlagen wie Kontoauszüge Aufbewahrungsfristen gelten. Aber was hat es damit auf sich?

Es besteht für alle geschäftlichen Unterlagen wie Rechnungen in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. 
Mit dieser Aufbewahrungspflicht soll die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens gewährleistet werden. Dies ist insbesondere aus steuerrechtlichen Gründen von Bedeutung. Z. B. finden Betriebsprüfungen i. d. R. rückwirkend statt. Somit ist die Aufbewahrung der Unterlagen, welche für die Erstellung der Buchhaltung und der Steuererklärung verwendet wurde, unbedingt nötig.

Welche Dokumente?

  • Kontoauszüge
  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • u. a.

Gesetzliche Grundlagen

Gesetzlich ist die Aufbewahrungspflicht sowohl im Handelsrecht, als auch im Steuerrecht geregelt.

Handelsrecht

Nach § 257 HGB sind Kaufleute dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Die Fristen zur Aufbewahrung betragen 6 bzw. 10 Jahre.

Aufgrund der GoBD ist in diesem Zusammenhang die revisionssichere Archivierung von Bedeutung.

Steuerrecht

Im Handelsrecht steht der Kaufmann im Fokus. Dagegen geht es im Steuerrecht um die Besteuerung des Unternehmens auf Grundlage der Geschäftsunterlagen. Dabei sind die Aufbewahrungspflichten im Handels- und Steuerrecht fast identisch. Geregelt ist die Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht im § 147 AO und beträgt ebenfalls 6 bzw. 10 Jahre. Daneben gibt es auch im Umsatzsteuergesetz Archivierungsfristen.

Wie lang ist die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfristen betragen 6 bzw. 10 Jahre.

10 Jahre

Gemäß § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO sind nachfolgende Dokumente 10Jahre aufzubewahren:

  • Bankunterlagen und Kontoauszüge
  • Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
  • Fahrtenbücher
  • Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

6 Jahre

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind 6 Jahre aufzuheben.
Dies sind u.a.:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Mahnungen
  • Versicherungspolicen
  • Verträge
  • Buchführungsprogramm
  • Handels- oder Geschäftsbriefe

Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungspflicht beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument entstanden ist bzw. erhalten wurde. Sie endet nach Ablauf des Kalenderjahres, in das die Aufbewahrungsfrist fällt.

Beispiel Rechnung:
Du erstellst am 06.02.2023 eine Rechnung und versendest sie auch. Somit beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2023. Rechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Somit endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2033 und du kannst sie am 01.01.2024 vernichten.

Zu beachten ist, dass du auch nach Aufgabe oder Verkauf deines Unternehmens die Aufbewahrungspflichten einhalten musst.

In welcher Form?

Die Archivierung kann in Papierform oder Digital erfolgen. Dabei ist aber zu beachten, dass die Archivierung die Anforderungen der GoBD erfüllt.

Fragen oder Anmerkungen? Hinterlasse mir gerne ein Kommentar.

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