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Kassenbuch – Häufige Fehler

Auf den ersten Blick ist es nicht schwer, ein Kassenbuch zu führen.

Aber oft gibt es Fehler, da die rechtlichen Anforderungen nicht (vollständig) berücksichtigt werden.

Chronologie

Du musst dein Kassenbuch chronologisch führen,
D. h., die Einträge müssen in der richtigen zeitlichen Reihenfolge eingetragen werden.

Vollständigkeit

Du musst jede Kassenbewegung erfassen, auch kleine Beträge.
Auch jede Privateinlage oder -entnahme muss erfasst werden.

Fehlende Belege

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
Zu jedem Eintrag muss es einen Beleg in Form einer Rechnung, Kassenzettel oder Ähnliches geben.

Zeitnahe Erfassung

Das Kassenbuch muss zeitnah geführt werden. Dadurch sind die Einträge ins Kassenbuch täglich zu erfassen.

Nachträgliche Änderungen

Du darfst nachträglich nichts ändern, ohne dies entsprechend zu kennzeichnen, und die Änderung muss nachvollziehbar sein.

Wenn du dich z. B. verschrieben hast

• markierst du den fehlerhaften Eintrag
• erfasst hierfür eine Korrekturbuchung,
• machst einen neuen Eintrag, bei dem du auf den ursprünglichen Eintrag verweist.

Leerzeilen

Zwischen zwei Einträgen darf es keine Leerzeilen geben, auch wenn diese vielleicht die Übersichtlichkeit erhöhen.
Grund ist, dass diese Leerzeilen auch für nachträgliche Buchungen verwendet werden könnten, was nicht ordnungsgemäß ist.

Word und Excel

Da das Kassenbuch nicht veränderbar sein darf, ist das reine Führen in Excel oder Word nicht gestattet.
Du kannst dir aber in Word oder Excel eine Vorlage erstellen, welche du ausdruckst und dann händisch ausfüllst.

Regelmäßiger Kassensturz

Du solltest regelmäßig deinen Kassenbestand prüfen und mit dem Wert gem. Kassenbuch abgleichen. Wenn es hier Abweichungen gibt, so musst du den Fehler suchen und beheben.

Negativer Kassenbestand gem. Kassenbuch

Deine Kasse kann nicht negativ sein, da du nicht mehr Bargeld ausgeben kannst, als du in der Kasse hast.
Wenn also dein Kassenbuch einen negativen Saldo ausweist, so musst du schauen, wo der Fehler liegt. Meist wurden Einnahmen nicht erfasst.

Aufbewahrungsfrist

Genauso wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen musst du dein Kassenbuch und die entsprechenden Belege über 10 Jahre aufbewahren

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen bilden die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB), sowie die GoBD.
Dabei gilt insbesondere der Grundsatz: „Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.“ (§ 146 Abs. 1 AO)

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