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Betriebsfeier – Wann kann ich diese steuerlich absetzen?

Du planst eine Betriebsfeier?

Dann solltest du unbedingt an den Freibetrag denken, da ansonsten Lohnsteuer fällig wird.

Definition

Aber wann spricht man überhaupt von einer Betriebsfeier?

Eine Betriebsveranstaltung ist eine betriebliche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter. Dabei spielt es keine Rolle, wer die Veranstaltung durchführt (z. B. Arbeitgeber, Betriebsrat, Personalabteilung).

Beispiele

Folgendes sind z. B. Betriebsveranstaltungen:

• Sommerfest
• Betriebsausflug
• Weihnachtsfeier
• Jubiläumsfeier

Teilnehmerkreis

Die Veranstaltung muss für alle Betriebsangehörigen sein.
Dabei können auch andere Personen eingeladen sein, wie z. B. ehemalige Mitarbeiter oder Begleitpersonen. 

Auch Veranstaltungen, die nicht allen Betriebsangehörigen offen stehen, können unter Umständen als Betriebsveranstaltung gelten. Es muss aber erkennbar sein, dass nicht eine bestimmte Gruppe bevorzugt wird. Beispiele hierfür sind Abteilungsfeiern oder Feiern nur für die Mitarbeiter, die aktuell ein Dienstjubiläum feiern.

Keine Betriebsveranstaltung

Eine Feier zum Jubiläum eines einzelnen Mitarbeiters ist z. B. keine Betriebsveranstaltung, ebenso wie ein Arbeitsessen einzelner Mitarbeiter.

Steuerliche Betrachtung

Damit keine Lohnsteuer anfällt, müssen zwei Punkte beachtet werden.

1. Es gilt ein Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter.

2. Der steuerliche Freibetrag gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.

Finden im Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen statt, oder gibt es Mitarbeiter, die an mehr als zwei Veranstaltungen teilnehmen, so gibt es die Möglichkeit der Pauschalversteuerung.

Freibetrag

Pro Arbeitnehmer steht ein Freibetrag von 110 € zu.

Freibetrag heißt, dass 110 € steuerfrei sind. Der Betrag, der die 110 € übersteigt, muss versteuert werden.

Dabei ist zu beachten, dass die Kosten aller Teilnehmer auf die Arbeitnehmer verteilt werden.
D. h., zuerst sind die Gesamtkosten durch die Anzahl aller Teilnehmenden aufzuteilen. Im nächsten Schritt werden die Kosten von Begleitpersonen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet, da diese keinen Freibetrag haben.

Bestandteile des Freibetrages

Welche Kosten zählen aber alles zu den Zuwendungen?

Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers, einschließlich Umsatzsteuer.

Beispiele:

• Speisen und Getränke
• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Raummieten

Besteuerung

Wird der Freibetrag von 110 € überschritten, so ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Dieser kann pauschal mit 25 % besteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG) oder individuell.

Vorteil der Pauschalversteuerung ist, dass die Pauschalierung auch nur für einen Teil der Mitarbeiter möglich ist (z.B. die Mitarbeiter, die zusammen mit der Begleitperson die 110 € überschreiten, oder Mitarbeiter, die an mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr teilnehmen).

Außerdem gilt bei Pauschalversteuerung Sozialversicherungsfreiheit, da die Zuwendung kein Arbeitsentgelt i.S.d. Sozialversicherung darstellt, genauso wie die 110 € Freibetrag.
Dagegen gilt eine individuell versteuerte Zuwendung als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt und somit keine Befreiung von der Sozialversicherung.

Im Fall der Pauschalversteuerung wird aber, ebenso wie beim Lohn, evtl. der Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer fällig.

Beispiel

Die Kosten für eine Betriebsveranstaltung betragen 1.000 €. An der Veranstaltung nehmen 10 Personen teil, 7 Mitarbeiter und 3 Begleitpersonen.

Somit fallen pro Teilnehmer Kosten von 100 € an.

Der Betrag, der auf die Begleitpersonen entfällt, ist dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen.

Damit haben wir 7 Mitarbeiter mit einer Zuwendung von jeweils 100 €. In diesen Fällen wird der Freibetrag nicht überstiegen und somit ist die Zuwendung nicht steuerpflichtig.

Drei Mitarbeiter überschreiten den Freibetrag und haben eine Zuwendung von 200 € erhalten (ihren eigenen Anteil und den der Begleitperson). Somit sind in diesen drei Fällen jeweils 90 € (200 € abzgl. 110 €) zu versteuern beim jeweiligen Mitarbeiter, entweder mit dem individuellen Steuersatz oder pauschal.

Gesetzliche Grundlage

Genaueres kannst du beim Bundesfinanzministerium nachlesen, LStH 2019 – Betriebsveranstaltung.